Huishoudelijk reglement Volkstuinvereniging Rolde
Van de leden
Artikel 1
- Ieder nieuw lid tekent de huurovereenkomst opgesteld door het bestuur van de vereniging. In de huurovereenkomst staan duidelijk de voorwaardes en bepalingen waaraan de leden zich moeten houden.
- Elk lid ontvangt voor elk verenigingsjaar een bewijs van lidmaatschap tegen betaling van de door het lid verschuldigde contributie. Het bewijs vermeldt het soort van lidmaatschap en bij bijzondere leden zo nodig de bijzondere voorwaarden en is namens het bestuur getekend door de penningmeester.
- Ieder nieuw lid betaalt eenmalig een bedrag van 50 euro borg.
- De leden zijn verplicht aan de secretaris van adreswijziging mededeling te doen. Mededelingen en andere stukken toegezonden aan de van hen bij de secretaris bekende adressen zijn voor de leden bindend.
De huurovereenkomst
Artikel 2a
De huurovereenkomst bevat de volgende bepalingen met betrekking tot het lidmaatschap:
- In de huurovereenkomst wordt duidelijk vermeld welk kavelnummer het lid huurt, de oppervlakte van het betreffende kavelnummer en de te betalen contributie en borg.
- De verschuldigde huur moet jaarlijks voor april worden voldaan op een door de vereniging aangegeven wijze.
- Opzegging van een kavel dient voor 1 januari schriftelijk te geschieden bij de secretaris. De kavel dient dan per 31 december van het jaar waarin het lidmaatschap eindigt, schoon (geen afval, geen bestrating, geen struiken, redelijk onkruidvrij) opgeleverd te worden.
- Als een lid zijn lidmaatschap schriftelijk opzegt en de tuin schoon wordt achtergelaten, krijgt hij, na controle van het bestuur, de waarborgsom retour. Mocht het bestuur kosten maken aan het schoonmaken van het betreffende perceel, dan worden de gemaakte kosten van de waarborgsom betaald. Het eventuele restant van de som wordt aan het vertrekkende lid teruggegeven. Indien er bij de beëindiging van het lidmaatschap sprake is van artikel 2b ‘1/3 aardappelteelt’ dan wordt de borg van het betreffende perceel ingehouden. Gaat de volgende huurder van het perceel akkoord met de staat waarin de tuin is achtergelaten, dan kan de borg geretourneerd worden.
- Het lidmaatschap kan tevens door het bestuur worden opgezegd. De opzegging kan alleen geschieden als de tuinder eerst een schriftelijke waarschuwing of schriftelijk verzoek met een termijn van 14 dagen heeft ontvangen. Geeft de betreffende tuinder geen gehoor aan de waarschuwing/het verzoek van het bestuur, dan is het bestuur genoodzaakt de huurovereenkomst met de betreffende huurder op te zeggen.
- De opzegging geschiedt vervolgens schriftelijk en met reden omkleed (middels aangetekende brief) uiterlijk voor 31 oktober, met inachtname van een opzegtermijn van twee maanden. De genomen beslissing kan alleen op de eerstvolgende Algemene LedenVergadering ter discussie worden gesteld. Het lid dient dan wel binnen een maand na de ontvangst van de in kennisstelling schriftelijk aan het bestuur kenbaar te maken dat hij het besluit op de ALV ter discussie wil stellen. Het lid zal dan in de gelegenheid worden gesteld op deze ALV zijn standpunt uiteen te zetten en te bepleiten. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst. Indien de ALV besluit tot verwerping van de opzegging, blijft het lidmaatschap onverminderd voortduren.
Artikel 2b
De huurovereenkomst bevat de volgende voorwaardes met betrekking tot het gebruik van het betreffende perceel:
- De toegewezen kavel mag niet eerder in gebruik worden genomen voordat deze door het bestuur is uitgezet.
- Het is de huurder verboden om op de toegewezen kavel opstallen (zoals onder andere bouwwerken, schuurtjes, afdakjes) op te richten, te hebben of toe te laten.
- Het is niet toegestaan getimmerten (bijvoorbeeld een kist, een opslag) hoger dan 0.75 cm op of om de tuin aan te brengen, behoudens toestemming van het bestuur.
- Een broeibak met een maximumhoogte van 60 cm is toegestaan.
- Het is niet toegestaan beplantingen te hebben die naar het oordeel van het bestuur hinder aan derden veroorzaken.
- Het is niet toegestaan het complex te betreden anders dan via de officiële toegangen, behoudens toestemming van het bestuur.
- Het is niet toegestaan de gehuurde tuin als opslagplaats te gebruiken.
- Bijenstal of imkerij is op het perceel niet toegestaan.
- Heerst er op de tuin gevaar voor phytophthora, dan wordt dat door het bestuur middels een rode vlag bij het mededelingenbord kenbaar gemaakt. Tuinders met aardappelteelt zijn dan vervolgens verplicht wekelijks hun aardappelen en tomaten tegen phytophthora te bespuiten. Tuinders met phytophthora moeten direct het loof van aardappelen en tomaten verwijderen en thuis in de GFT-container doen.
- Maximaal een derde van een perceel mag beteeld worden met aardappelen. Het bestuur maakt in maart van het betreffende verenigingsjaar op het mededelingenbord, middels een tekening kenbaar waar het voorgaande jaar de aardappelen op de kavels zijn geteeld. Bij opzeggen van het lidmaatschap dient het lid te kunnen aangeven waar de afgelopen 3 jaar aardappelen zijn verbouwd.
Artikel 2c
De huurovereenkomst bevat de volgende voorwaardes met betrekking tot het gebruik van het complex:
- Het gebruik van de op het complex aanwezige kranen en pompen is vrij. Het aansluiten van slangen, sproei-installaties e.d. is verboden.
- Motorvoertuigen zijn op het complex niet toegestaan.
- De aanwezigheid van aangelijnde honden is toegestaan.
Aangrenzende paden, afrasteringen en hekwerken dienen door de aangrenzende huurder(s) te worden onderhouden.
Mocht de tuinder zich niet aan bovenstaande voorwaardes houden, dan ontvangt de tuinder van het bestuur een schriftelijke waarschuwing met een termijn van 14 dagen. Mocht de tuinder hier vervolgens geen gehoor aangeven, dan is het bestuur bevoegd om de betreffende tuinder te royeren (zie artikel 2a)
Van het bestuur
Artikel 3
Voor de vacatures in het bestuur worden door het bestuur kandidaten gesteld. De leden hebben het recht tegenkandidaten te stellen. De namen van de kandidaten die door de leden worden gesteld dienen onder overlegging van een lijst van tenminste vijf leden, die de betrokken kandidaten steunen, te worden ingediend bij de secretaris uiterlijk 48 uur voor de aanvang van de ledenvergadering waarop de verkiezing zal plaatsvinden.
Van de voorzitter
Artikel 4
De voorzitter leidt de vergadering en verleent het woord in de volgorde waarin het gevraagd wordt. Hij is niet verplicht meer dan driemaal aan hetzelfde lid over hetzelfde onderwerp het woord te verlenen. Bij ontstentenis of verhindering wordt de voorzitter vervangen door de secretaris en bij diens ontstentenis of verhindering door de penningmeester.
Van de secretaris
Artikel 5
De secretaris houdt de notulen van de bestuurs- en ledenvergadering bij, zorgt dat de bestuurs- en gewone leden tijdig ter vergadering worden bijeengeroepen en voert alle correspondentie van de vereniging. Voorts houdt hij het ledenregister bij. Hij is verplicht een kopie te houden van alle stukken die van de vereniging uitgaan.
Van de penningmeester
Artikel 6
De penningmeester beheert de gelden van de vereniging en zorgt voor het innen van de contributie en bijdragen en houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven. Hij zorgt ervoor dat hij geen grotere bedragen in contanten in kas heeft dan 200 euro. Het meerdere wordt door hem gestort op de bankrekening van de vereniging. Hij is verplicht zijn boeken en bescheiden aan een door de ledenvergadering te benoemen kascommissie over te leggen en deze gevraagde inlichtingen te verstrekken.
Kascommissie
Artikel 7
Van de leden van de kascommissie geschiedt op voorstel van het bestuur staande de ledenvergadering behoudens het recht van de leden om door tenminste vijf leden ondersteunde, tegenkandidaten te stellen. Het door de kascommissie opgestelde verslag over haar bevindingen met betrekking tot de door haar uitgevoerde controle wordt door een van de leden van de kascommissie op de ledenvergadering voorgelezen. De goedkeuring van het desbetreffende verslag door de ledenvergadering dechargeert de kascommissie van haart taak. Tot de leden van de kascommissie kunnen niet worden gekozen leden van het bestuur en leden die in een van de twee voorafgaande jaren lid van de kascommissie zijn geweest.
Van de ledenvergadering
Artikel 8
De leden worden schriftelijk met inachtneming van een termijn van tenminste 14 dagen tot het bijwonen van een vergadering opgeroepen. De oproep vermeldt de te behandelen punten. Stemrecht hebben alleen de ter vergelding aanwezige leden. Alle besluiten worden bij meerderheid van stemmen van de aanwezige leden genomen, tenzij in de Statuten anders is bepaald.
Van de commissies
Artikel 9
Het bestuur heeft de bevoegdheid om uit de leden commissies te benoemen met bepaalde door het bestuur vast te stellen taken. De commissies staan onder leiding van en zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur.
Wijziging reglement
Artikel 10
Een voorstel tot wijziging van dit reglement kan slechts door de ledenvergadering in behandeling worden genomen.
Slotbepaling
Artikel 11
In alle gevallen waarin het Huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Ieder lid wordt bij toetreding een plattegrond en een Huishoudelijk reglement uitgereikt. Ieder lid wordt geacht de bepalingen van het Huishoudelijk reglement alsmede alle verder nuttige vastgestelde en behoorlijk bekendgemaakte regels en bepalingen te kennen.
Aldus vastgesteld ter algemene vergadering van de Volkstuinvereniging Rolde, gehouden op d.d. 7 maart 2018.